Обработка предназначена для выгрузки данных из конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8, редакция 3» на портал HRBOX. Обработка позволяет выгружать следующие данные:

• Подразделения и сотрудники;

• Документы (Расчетный листок, Справка 2-НДФЛ) и внешние отчеты, зарегистрированные в справочнике «Дополнительные внешние отчеты и обработки».

Для выполнения выгрузки необходимо сгенерировать на портале идентификатор ключа и секретный ключ для использования API.

1.1. Скачайте обработку (файл ОбменДаннымиHRBOX_vX.X.epf) на свой компьютер (vX.X - номер версии обработки, например, v3.23.1):

1.2. Зайдите в 1С в раздел Администрирование → Печатные формы, отчеты, обработки

1.3. Установите флажок Дополнительные отчеты и обработки, если он не был установлен. Нажмите ссылку Дополнительные отчеты и обработки:

1.4. В открывшейся форме нажмите кнопку Добавить из файла...

1.5. Выберите ранее скачанный файл ОбменДаннымиHRBOX_vX.X.epf

Нажмите кнопку Записать. После записи обработки в справочнике укажите, в каких разделах (подсистемах) программы будет отображаться данная обработка. Например, укажите: «Кадры». Также можно выбрать, для каких пользователей она будет видна (ссылка Размещение и Быстрый доступ в форме обработки).

1.6. Настройте расписание автоматической выгрузки данных:

Выгрузить данные сотрудников в HRBOX — автоматическая выгрузка всех подразделений и сотрудников из 1С в HRBOX. Рекомендуемая периодичность не чаше одного раза в день.

Выгрузить кадровые данные в HRBOX (запрошенные на портале) — 1С получает перечень запрошенных на портале документов и производит их выгрузку в HRBOX. От периодичности выполнения этого задания зависит время ожидания запрошенных документов на портале HRBOX. Рекомендуется установить периодичность расписания от нескольких минут до часа.

1.7. Готово! Вы добавили плагин в 1С, теперь его необходимо связать с именно вашим HRBOXом.

1.8. При выходе новой версии обработки добавлять ее как новую необязательно. Нажмите кнопку Обновить из файла... для существующей обработки и выберите файл с новой версией и нажмите кнопку Записать и закрыть.

2.1. Перейдите в раздел Кадры, и выберите пункт Дополнительные обработки.

2.2. В открывшейся форме найдите пункт Настройка выгрузки данных в HRBOX выделите его и нажмите Выполнить.

2.3. Откроется форма настроек связи 1С с HRBOX. Заполните эти поля согласно описанию:

Организации — организация, или список организаций из 1С, сотрудников которых необходимо выгрузить в HRBOX. Просто выберите из списка нужные вам организации.

Идентификатор ключа, Секретный ключ, Сервер. Чтобы заполнить данные значения, перейдите в HRBOX в раздел API-ключи

Нажмите кнопку + Создать ключ и скопируйте полученные данные куда-нибудь себе в укромное место, т.к. после закрытия этой страницы секретный ключ более не будет нигде отображен в целях безопасности.

3.1. Перейдите в раздел Администрирование → Общие настройки

3.2. В окне настроек установите флажок Дополнительные реквизиты и сведения и кликните на ссылку Дополнительные реквизиты:

3.3. В открывшемся списке найти и выделить строку Сотрудники, выбрать пункт меню Добавить → Новый.

3.4. В форме указать Наименование Руководитель, Тип значения Сотрудник. Нажать кнопку Записать. Вы также можете создать другие дополнительные реквизиты, например, Внутренний номер телефона, Город, Кабинет.

3.5. В форме настройки обработки на вкладке Дополнительно — Контактная информация укажите Вид контактной информации HRBOX.

3.6. На вкладке Дополнительно — Дополнительные реквизиты пометьте флажками свойства, которые необходимо выгрузить на портал HRBOX:

3.7. На вкладке Дополнительно — Дополнительные отчеты пометьте флажками отчеты, которые необходимо выгрузить на портал HRBOX (описание порядка разработки внешних отчетов приведено в п.4.3).

3.8. После завершения всех настроек нажмите кнопку Выгрузить настройки на закладке Дополнительно.

Выгрузка кадровых документов инициируется запросом пользователя на получение документа на портале HRBOX.

После получения запроса на получение кадрового документа или отчета 1С формирует и отправляет на портал сформированные файлы в формате PDF. Возможна выгрузка следующих типов документов:

• Расчетный листок.
• Справка 2-НДФЛ для сотрудника.
• Произвольный внешний отчет.

4.1. Расчетный листок

Расчетный листок формируется за указанный пользователем период помесячно и выгружается на портал в одном файле PDF. Никаких дополнительных действий и настроек не требуется.

4.2. Справка о доходах 2-НДФЛ для сотрудника

Процесс формирования и выгрузки справки 2-НДФЛ следующий:

4.2.1. Пользователь формирует запрос на получение справки на портале.

4.2.2. Запрос загружается в 1С и автоматически создается непроведенный документ Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников. Комментарий созданного документа содержит фразу «Запрошен на портале HRBOX» и идентификатор запроса, заключенный между символами #. Можно изменять текст комментария, но нельзя изменять идентификатор между символами #.

4.2.3. Бухгалтер заполняет созданную справку, проверяет ее корректность и проводит документ.

4.2.4. При следующей выгрузке 1С отправляет файл PDF на портал HRBOX и комментарий документа заменяется с «Запрошен на портале HRBOX» на «Выгружен на портал HRBOX». Условием выгрузки документа на портал является признак его проведения. Выгружаются только проведенные документы.

4.3. Внешний отчет

1С может формировать и выгружать на портал любой произвольный внешний отчет, зарегистрированный в справочнике Дополнительные отчеты и обработки. Разработчик 1С при создании внешнего отчета руководствуется требованиями к созданию внешних отчетов и обработок для типовых конфигураций 1С, приведенных в документации и базе ИТС. Кроме того необходимо в модуле объекта внешнего отчета реализовать экспортную функцию СформироватьОтчет, принимающую в качестве параметра структуру, содержащую параметры формирования отчета — Организация, Сотрудник, ДатаНачала, ДатаОкончания и возвращающую сформированный ТабличныйДокумент:

Пример внешнего отчета:

Настроить расписание можно в разделе Администрирование → Печатные формы и обработки → Дополнительные отчеты и обработки → Выгрузка данных HRBOX. Периодичность необходимо таким образом, чтобы выгрузки шли не чаще, чем раз в 15 минут. Для полной выгрузки мы рекомендуем использовать интервал не чаще раза в сутки, а для частичной — не чаще 30 минут.

Если у вас несколько баз 1C, то необходимо настроить таким образом, чтобы между выгрузками разных баз было не менее 10 минут

После настройки расписания перейдите в раздел Кадры → Дополнительные обработки → Настройка выгрузки данных HRBOX → Выполнить → нажмите поочередно эти кнопки:

Обновить обработку можно за несколько простых шагов:

1. Скачайте актуальную версию обработки в разделе Админка → Настройка → Интеграция и API → Инструкция, или из файла:

2. Зайдите в 1С → Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки → Выгрузка данных в HRBOX → Обновить из файла.

Выберите скачанный ранее файл обработки → установите его

После этого перейдите в раздел Кадры → Дополнительные обработки → Настройка выгрузки данных HRBOX → Выполнить → нажмите поочередно эти кнопки: