Отпуск
Общая информация
Функционал отпуска позволяет пользователям портала планировать ежегодные оплачиваемые отпуска, график отпусков и отпуска за свой счет с настраиваемыми типами.

Путь от планирования отпуска до завершения заявки:

  1. Запрос на отпуск;
  2. Согласование руководителем;
  3. Ожидание наступления даты из настройки «Уведомления о наступлении отпуска» (зависит от настроек модуля, об этом в разделе настроек ниже);
  4. Уведомление сотруднику и руководителю о скором начале отпуска — на этом этапе создается заявка по процессу отпуска, в заявке сотрудник может отменить отпуск или перенести (отпуск по графику отменить нельзя); подробнее про настройку процесса отпуска в инструкции.
  5. Если сотрудник подтвердил отпуск, заявка переходит на этап Исполнения: если подключена интеграция с 1С, плагин 1С создает документ на отпуск, который необходимо обработать в 1С (если нет интеграции с 1С, заявку можно завершить сразу);
  6. Плагин передает информацию о проведенном отпуске на портал.
  7. Заявку можно завершить.
Подробнее о процессе отпуска ниже.

Доступ к функционалу отпусков для пользователей настраивается в роли (по умолчанию это роль «Сотрудник») → Для пользователя → График отпусков.

Дополнительные настройки доступа для администраторов также настраиваются в роли:
  • Для администратора → Согласование отпусков — позволяет сотруднику согласовывать и отклонять запросы на отпуск. Функционал согласования находится в Админке → График отпусков.
  • Для пользователя → Управление отпусками — позволяет сотруднику создавать отпуска за других пользователей без каких-либо ограничений, в т.ч. в минус; а также удалять отпуска и изменять даты. Путь к этому функционалу: Меню пользователя → Профиль → Настройки → раздел «Отпуск».

Согласовывать отпуска могут:
  • непосредственный руководитель сотрудника (получает уведомление при подаче запроса, напоминания о необходимости согласовать отпуска раз в день, если есть несогласованные отпуска);
  • любой вышестоящий руководитель (уведомлений и напоминаний не получают, но согласовать или отклонить могут);
  • пользователи с ролью «Администратор»;
  • пользователи, имеющие разрешение «Согласование отпусков» в любой другой роли.

Для руководителей не требуется дополнительных разрешений в роли. Согласование отпусков для них доступно в Меню пользователя → Кабинет руководителя → График отпусков.
График отпусков сотрудника
Меню пользователя → График отпусков → График отпусков

При переходе в этот раздел открывается диаграмма отпусков на текущий и следующий год, по умолчанию отфильтрованная по подразделению сотрудника.

Можно убрать фильтр по подразделению, чтобы увидеть список отпусков всех сотрудников на портале. Либо отфильтровать по любому другому подразделению компании. В диаграмме отображаются все отпуска сотрудников, в том числе еще не согласованные и отклоненные.
  1. Фильтр по подразделению;
  2. Фильтр по сотруднику (доступен мультивыбор и поиск по ФИО);
  3. Фильтр по должности;
  4. Выбор года;
  5. Переключение вида диаграммы между режимами «Дни»/«Недели»;
  6. Обновить диаграмму без обновления страницы;
  7. Развернуть диаграмму на все окно браузера;
  8. При клике на свободном поле в ячейке с ФИО диаграмма переместится к следующему отпуску этого сотрудника.
Меню пользователя → График отпусков → Мои отпуска

В этом разделе происходит создание, изменение, удаление отпусков сотрудником.
1. Информация о периоде, в который будет формироваться график отпусков компании, если включен режим графика отпусков в настройках модуля Отпуск. В этом случае все сотрудники портала получат уведомление о наступлении периода планирования графика отпусков на следующий год.
2. Этого сообщения не будет, если график отпусков отключен, как и разделения отпусков по графику и вне графика.
3. Счетчик доступных для планирования дней. Отображает количество дней, которые сотрудник может запланировать в качестве ежегодного оплачиваемого отпуска.
Если в системе нет информации об остатках на начало года: система берет 28 дней за прошлый год + 28 дней на текущий год из настроек модуля Отпуск.

Если информация об остатке на начало года в систему передана: (через API, интеграцию с 1С или через ручную загрузку) суммируется переданный в систему остаток дней на начало года + 28 дней на текущий год из настроек модуля Отпуск.
4. Количество «заработанных» дней отпуска на текущий день передается из кадровой системы через API или интеграцию с 1С. Это число отображается, только если включены тумблеры «Включить интеграцию по API» и «Отображать остаток дней оплачиваемого отпуска на текущий день» в настройках модуля отпуска. Используется только для информации, в учете доступных дней не участвует.

Для создания запроса на отпуск сотруднику нужно:
5. Нажать «+Добавить отпуск» или
6. Выделить нужные даты на календаре справа.
Если включено планирование графика отпусков, следующий год будет недоступен сотрудникам для создания отпусков, пока не начнется период планирования.
7. Карточка отпуска — создается после нажатия кнопки «+Добавить отпуск» или выбора дат в календаре. В ней выберите тип отпуска из двух вариантов:
8. Ежегодный оплачиваемый;
9. Другой.
10. Для «Другого» можно выбрать «Тип другого отпуска» — типы настраиваются в настройках модуля Отпуск.
11. Поле для комментария.
12. Сотрудники заместители
эта информация сохраняется и отображается в диаграмме отпусков
13. Проверка корректности заполнения, соответствие условиям графика отпусков и передача на сервер происходит при нажатии кнопки «Сохранить».
После согласования или отклонения запроса сотрудник получит уведомления в колокольчик на портале, в телеграм, slack и пуш приложения, если они подключены.
Статус отпуска в карточке изменится на:
1. «Согласован» или
2. «Отклонен».
3. Для отклоненного отпуска будет отображен обязательный комментарий.

Пока не создалась заявка по процессу отпуска, в согласованный отпуск можно вносить изменения — менять его тип, даты, комментарий и т.д. После сохранения правок измененный запрос на отпуск снова отправится на согласование руководителю.

4. Если запрос на отпуск был отклонен, для повторной подачи запроса нужно изменить период отпуска.
5. Отпуска вне графика отпусков можно удалить.
Согласование отпусков
Для руководителей: Меню пользователя → Кабинет руководителя → График отпусков. Руководители увидят отпуска непосредственных подчиненных, а также подчиненных подчиненных и т.д.

Для администраторов и пользователей, имеющих разрешение «Согласование отпусков» в любой другой роли: Админка → График отпусков. Администраторам будут доступны отпуска всех пользователей портала, кроме заблокированных.
1. Фильтр «Отобразить»:
  • Все сотрудники;
  • Прямые подчиненные — только подчиненные, руководитель которых указан в трудоустройстве;
  • Все подчиненные — всех подчиненные, в том числе в дочерних отделах.
2. Фильтр «Статус отпуска»:
  • Все отпуска;
  • Планирование — сотрудники, у которых не запланировано ежегодных оплачиваемых отпусков в следующем году; актуально при планировании графика отпусков;
  • Согласование — отпуска, ожидающие согласования;
  • Отклонен — отклоненные отпуска;
  • Согласован — согласованные отпуска.
3. выбрать все отпуска определенного сотрудника;
4. выбрать один отпуск;
5. выбрать все отпуска всех сотрудников, выведенных в диаграмму фильтрами.

После выбора отпусков их можно:
6. «Отклонить» — в этом случае нужно будет в появившемся окне указать причину отклонения;
7. «Согласовать».
Настройки модуля «Отпуск»
Админка → Настройка → Настройки модулей → Отпуск
В этом разделе находятся настройки функционала отпусков.
  1. Редактировать процесс отпусков — открывается процесс, по которому будет создаваться заявка на отпуск после согласования руководителем и подтверждения сотрудником (либо только руководителем).
  2. Включить интеграцию по API — позволяет полностью отключить взаимодействие портала с кадровой системой через API, в том числе и через плагин 1С. Позволяет использовать интеграцию сотрудников, отделов, кадровых документов, но не передавать информацию по отпускам и остаткам дней.
  3. Проводить заявку на отпуск через API — определяет, будет ли передаваться информация об отпусках с портала через API в кадровую систему. При этом из кадровой системы на портал информация будет передаваться в любом случае.
  4. Отображать остаток дней оплачиваемого отпуска на текущий день — позволяет включить или отключить отображение количества дней на текущий день. Отображает переданные через API данные, в расчетах не используется.
  5. Количество отпускных дней в году — определяет, сколько дней будет даваться сотрудникам для планирования в году. По умолчанию установлено 28.
  6. Через сколько дней от текущей даты разрешено планировать отпуска — количество дней от текущей даты, которые будут недоступны у сотрудников для планирования отпуска.
  7. Через сколько дней автоматически подтверждать заявку на отпуск — работает только для отпусков по графику отпусков. Если сотрудник после получения уведомления о скором начале отпуска не подтверждает его и не переносит, через указанное количество дней — после первого уведомления заявка будет автоматически подтверждена и перейдет на следующий этап процесса отпуска.

Настройка других типов отпусков:
  1. Настройка других типов отпусков — позволяет настроить дополнительные типы отпуска для отпусков типа «Другой». Настроенные здесь типы отпусков будут отображаться у пользователя в выпадающем списке «Тип другого отпуска».
  2. Уведомления о наступлении отпуска — за сколько дней до начала отпуска отправлять уведомления сотруднику и руководителю. Если добавлено несколько настроек, будет отправлено несколько уведомлений. Заявка создается только при первом уведомлении.
Планирование графика отпусков на следующий год
1. Включить планирование графика отпусков — включает или отключает режим графика отпусков.
  • При включенном графике пользователи не могут планировать отпуска на следующий год вне периода планирования заданного в этом разделе.
  • Также при включенном графике отпусков у пользователей есть выбор, какой отпуск они планируют, по графику или вне графика.
  • Отпуска по графику отпусков через интеграцию попадают в документ графика отпусков в 1С, отпуска вне графика нет попадают.
  • Для отпусков по графику и вне графика действуют разные условия планирования. Отпуска по графику должны соответствовать условиям из настроек «Минимальное количество дней которые нужно использовать при планировании» (3) и «Минимальная продолжительность одного из планируемых периодов» (4). Отпуск по графику нельзя удалить, только перенести.
  • Для отпусков вне графика эти условия не проверяются, но для возможности планировать отпуск вне графика, пользователь должен сначала запланировать отпуска по графику в следующем году.
Настройки процесса отпуска
Информация про настройку процесса отпуска - в инструкции.
Импорт отпусков и дней на начало года через таблицу Excel
Админка → Настройки → Настройки модулей → Отпуск → Импорт данных.

Позволяет загрузить на портал информацию о любых отпусках сотрудников.
Можно загрузить прошедшие отпуска, график отпусков, если он уже собран, остатки на начало года, если нет интеграции с кадровой системой.
На странице доступны шаблоны с примером заполнения. Нужно внести информацию в таблицу и загрузить ее.
После загрузки проверить сопоставления колонок, поправить при необходимости за запустить импорт.
После импорта отобразится результат - ошибки импорта будут выделены красным, успешно обработанные зеленым.

Обязательные поля для заполнения
  1. ID Организации (не обязательно, если организация одна)
  2. ID Сотрудника
  3. Тип отпуска - Ежегодный оплачиваемый / Другой
  4. Подтип отпуска - Для отпуска с типом другой обязательно. Должно полностью соответствовать типам отпуска из настройки "Настройка других типов отпусков" в настройках отпуска
  5. По графику - Да / Нет
  6. Дата начала отпуска
  7. Дата завершения отпуска
Остальные поля не обязательны, для импорта не требуются.
Однако поля «Сотрудники заместители», «Комментарий», «Согласовал», «Дата согласования» — будут добавлены в карточку отпуска, будут отображаться в диаграмме отпусков и попадут в заявку на отпуск при ее создании.
Экспорт отпусков
В Админке → Настройка → Настройки модулей → Отпуск → Экспорт данных можно выгрузить список отпусков в эксель-таблицу.