Функционал отпуска позволяет пользователям портала планировать ежегодные оплачиваемые отпуска, график отпусков и отпуска за свой счет с настраиваемыми типами.

Путь от планирования отпуска до завершения заявки:

1. Запрос на отпуск
2. Согласование руководителем
3. Ожидание наступления даты из настройки «Уведомления о наступлении отпуска» (Зависит от настроек модуля, об этом в разделе настроек ниже).
4. Уведомление сотруднику и руководителю о скором начале отпуска. На этом этапе создается заявка по процессу отпуска, в заявке сотрудник может отменить отпуск или перенести (отпуск по графику отменить нельзя). Подробнее про настройку процесса отпуска в инструкции
5. При подтверждении заявка переходит на этап исполнения, плагин 1С создает документ на отпуск — его необходимо обработать в 1С (если подключена интеграция с 1С, если нет — заявку можно завершить сразу).
6. Плагин передает информацию о проведенном отпуске на портал.
7. Заявку можно завершить.

Подробнее о процессе отпуска ниже.

Доступ к функционалу отпусков для пользователей настраивается в роли (по умолчанию это роль «Сотрудник») → Для пользователя → График отпусков.

Дополнительные настройки доступа для администраторов также настраиваются в роли.

• Для администратора → Согласование отпусков — позволяет сотруднику согласовывать и отклонять запросы на отпуск. Функционал согласования находится в Админке → График отпусков.
• Для пользователя → Управление отпусками — позволяет сотруднику управлять отпусками других сотрудников. Создавать, удалять, изменять даты и т.д. Для доступа к функционалу нужно перейти в настройки профиля пользователя, раздел «Отпуск».

Согласовывать отпуска могут:

• непосредственный руководитель сотрудника (получает уведомление при подаче запроса, напоминания о необходимости согласовать отпуска раз в день, если есть несогласованные отпуска);
• любой вышестоящий руководитель (уведомлений и напоминаний не получают, но согласовать или отклонить могут);
• пользователи с ролью «Администратор»;
• пользователи, имеющие разрешение «Согласование отпусков» в любой другой роли.

Для руководителей не требуется дополнительных разрешений в роли. Согласование отпусков для них доступно в Меню пользователя → Кабинет руководителя → График отпусков.

Меню пользователя - График отпусков - График отпусков

При переходе в этот раздел открывается диаграмма отпусков на текущий и следующий год, отфильтрованная по подразделению сотрудника (1). Можно убрать фильтр по подразделению (1) — будет отображен список отпусков всех сотрудников на портале. Либо отфильтровать по любому другому подразделению компании. В диаграмме отображаются все отпуска сотрудников, в том числе еще не согласованные и отклоненные.

1. Фильтр по подразделению;
2. Фильтр по сотруднику (доступен мультивыбор и поиск по ФИО);
3. Фильтр по должности;
4. Обновить диаграмму без обновления страницы;
5. Развернуть диаграмму на все окно браузера;
6. При клике на свободном поле в ячейке с ФИО диаграмма переместится к следующему отпуску этого сотрудника.

Меню пользователя → График отпусков → Мои отпуска

В этом разделе происходит создание, изменение, удаление отпусков сотрудником.
Если включен режим графика отпусков - отображается информация о периоде в который будет происходить планирование графика (1). Этого сообщения не будет, если график отпусков отключен, как и разделения отпусков по графику и вне графика (2). При наступлении периода планирования все сотрудники портала получат уведомление о начале периода планирования графика отпусков на следующий год.

3. Счетчик доступных для планирования дней. Отображает количество дней, которые сотрудник может запланировать в качестве ежегодного оплачиваемого отпуска.
Если в системе нет информации об остатках на начало года - рассчитывается количество дней оставшееся с прошлого года + 28 дней (количество дней настраивается в настройках модуля).
Если информация об остатке на начало года в систему передана (через API, интеграцию с 1С, или через ручную загрузку) - Остаток на начало года + 28 дней (количество дней настраивается в настройках модуля).

4. Количество «заработанных» дней отпуска на текущий день из кадровой системы. Передается через API или интеграцию с 1С. Отображается только если включены переключатели «Включить интеграцию по API» и «Отображать остаток дней оплачиваемого отпуска на текущий день» в настройках модуля отпуска. Используется только для отображения, в учете доступных дней не участвует.

Для создания запроса на отпуск сотруднику нужно либо нажать «+Добавить отпуск» (5) либо выделить нужные даты на календаре справа (6).
Если включено планирование графика отпусков, следующий год будет недоступен, пока не начнется период планирования. Если график отпусков выключен, следующий год доступен сотрудникам.

Любое из этих действий создаст карточку отпуска (7). Далее нужно выбрать тип отпуска, вариантов два: Ежегодный оплачиваемый (8) и Другой (9). Для другого необходимо выбрать тип другого отпуска (10) — типы отпуска настраиваются в настройках модуля отпуска.

Можно добавить комментарий (11) и указать сотрудников заместителей (12) - эта информация сохраняется и отображается в диаграмме отпусков

Проверка корректности заполнения, соответствие условиям графика отпусков и передача на сервер происходит при нажатии кнопки «Сохранить» (13).

После согласования или отклонения запроса сотрудник получает уведомление в колокольчик на портале, в телеграм, slack и приложения, если они подключены.
Изменится статус в карточке отпуска (1), (2).
Для отклоненного отпуска будет отображен обязательный комментарий (3)

Пока не создалась заявка по процессу отпуска, в согласованные отпуска можно вносить изменения, изменять тип отпуска, даты, комментарий и т.д. После сохранения измененный запрос на отпуск опять отправится на согласование руководителю.

Если отпуск был отклонен, для повторной подачи запроса нужно изменить период отпуска (4).

Также отпуска вне графика отпусков можно удалить (5).

Для руководителей: Меню пользователя → Кабинет руководителя → График отпусков. Руководители увидят отпуска непосредственных подчиненных, а также подчиненных подчиненных и т.д.

Для администраторов и пользователей, имеющих разрешение «Согласование отпусков» в любой другой роли: Админка → График отпусков. Администраторам будут доступны отпуска всех пользователей портала, кроме заблокированных.

Доступны фильтры по отображению сотрудников, статусу отпуска, подразделению, сотруднику и должности.
Фильтр «Отобразить» (1):

• Все сотрудники
• Прямые подчиненные — отобразит только тех подчиненных, руководитель которых указан в трудоустройстве
• Все подчиненные — отобразит всех подчиненных, включая дочерние отделы

Фильтр «Статус отпуска» (2):

• Все отпуска.
• Планирование — покажет сотрудников, у которых на данный момент не запланировано ежегодных оплачиваемых отпусков в следующем году. Актуально при планировании графика отпусков.
• Согласование — покажет отпуска, ожидающие согласования.
• Отклонен — покажет отклоненные отпуска.
• Согласован — покажет согласованные отпуска.

Действие согласования или отклонения можно совершить как с конкретным отпуском (4), так и со всеми отпусками сотрудника (3). Также можно выбрать все отпуска, всех сотрудников выведенных в диаграмму фильтрами (5).

Для согласования нужно нажать «Согласовать» (7). Для отклонения нужно нажать «Отклонить» (6) и обязательно ввести в появившемся окне причину отклонения. Причина будет отображена пользователю, отправившему запрос на отпуск.

Админка → Настройка → Настройки модулей → Отпуск
В этом разделе находятся настройки функционала отпусков.

1. Редактировать процесс отпусков - открывается процесс по которому будет создаваться заявка на отпуск после согласования руководителем и подтверждения сотрудником (либо сразу после согласования, зависит от настройки.
2. Включить интеграцию по API - позволяет полностью отключить взаимодействие портала с кадровой системой через api, в том числе и через плагин 1с. Позволяет использовать интеграцию сотрудников, отделов, кадровых документов но не передавать информацию по отпускам и остаткам дней.
3. Проводить заявку на отпуск через API - определяет будет ли передаваться информация об отпусках с портала через API в кадровую систему. При этом из кадровой системы на портал информация будет передаваться в любом случае.
4. Отображать остаток дней оплачиваемого отпуска на текущий день - позволяет включить или отключить отображение количества дней на текущий день. Отображает переданные через API данные, в расчетах не используется.
5. Количество отпускных дней в году - определяет сколько дней будет даваться сотрудникам для планирования в году. По умолчанию установлено 28
6. Через сколько дней от текущей даты разрешено планировать отпуска - количество дней от текущей даты, которые будут не доступны у сотрудников для планирования отпуска.
7. Автоматически подтверждать заявку на отпуск - работает только для отпусков по графику отпусков. Если сотрудник после получения уведомления о скором начале отпуска не подтверждает его и не переносит — через указанное количество дней (8) после первого уведомления заявка будет автоматически подтверждена и перейдет на следующий этап процесса отпуска.

Планирование графика отпусков на следующий год

1. Включить планирование графика отпусков - включает или отключает режим графика отпусков.

• При включенном графике пользователи не могут планировать отпуска на следующий год вне периода планирования заданного в этом разделе (2), (3)
• Так же при включенном графике отпусков у пользователей есть выбор какой отпуск они планируют, по графику или вне графика.
• Отпуска по графику отпусков через интеграцию попадают в документ графика отпусков в 1с, отпуска вне графика нет попадают.
• Для отпусков по графику и вне графика действуют разные условия планирования. Отпуска по графику должны соответствовать условиям из настроек «Минимальное количество дней которые нужно использовать при планировании» (4) и «Минимальная продолжительность одного из планируемых периодов» (5). Отпуск по графику нельзя удалить, только перенести.
• Для отпусков вне графика эти условия не проверяются, но для возможности планировать отпуск вне графика, пользователь должен сначала запланировать отпуска по графику в следующем году.

Информация про настройку процесса отпуска - в инструкции.

Админка → Настройки → Настройки модулей → Отпуск → Импорт данных.

Позволяет загрузить на портал информацию о любых отпусках сотрудников.
Можно загрузить прошедшие отпуска, график отпусков, если он уже собран, остатки на начало года, если нет интеграции с кадровой системой.
На странице доступны шаблоны с примером заполнения. Нужно внести информацию в таблицу и загрузить ее.
После загрузки проверить сопоставления колонок, поправить при необходимости за запустить импорт.
После импорта отобразится результат - ошибки импорта будут выделены красным, успешно обработанные зеленым.

Обязательные поля для заполнения

1. ID Организации (не обязательно, если организация одна)
2. ID Сотрудника
3. Тип отпуска - Ежегодный оплачиваемый / Другой
4. Подтип отпуска - Для отпуска с типом другой обязательно. Должно полностью соответствовать типам отпуска из настройки "Настройка других типов отпусков" в настройках отпуска
5. По графику - Да / Нет
6. Дата начала отпуска
7. Дата завершения отпуска

Остальные поля не обязательны, для импорта не требуются.
Однако поля «Сотрудники заместители», «Комментарий», «Согласовал», «Дата согласования» — будут добавлены в карточку отпуска, будут отображаться в диаграмме отпусков и попадут в заявку на отпуск при ее создании.