Настройка процессов и согласований
Рабочие процессы — это некие повторяющиеся задачи в вашей организации.

Нужно оформить пропуск? Нанять в команду нового сотрудника? Заказать пиццу на день рождения коллеги? Это легко настроить с помощью процесса в HRbox!

Как создать процесс?

Создать и настроить новый процесс можно так:

Админка → Настройка процессов → Создать
Описание процесса
Создадим новый процесс. Например, заказ пропуска:
  1. Название — имя вашего процесса. Рекомендуем делать его уникальным, чтобы было легко найти заявку в системе
  2. Изображение — будет использоваться в каталоге заявок. По умолчанию используется изображение енотика. Чтобы не путаться среди енотиков, лучше всего для каждого процесса устанавливать свое изображение
  3. Владелец процесса - сотрудник, имеющий полный доступ ко всем настройкам процесса, может редактировать заявки по ходу их выполнения. Владелец может быть только один
  4. Краткое описание — описание вашего процесса в каталоге заявок
  5. Видимость — здесь вы можете настроить видимость процесса в каталоге. По умолчанию процесс всегда виден.
  6. Подробное описание и руководство — здесь вы можете описать процесс подачи заявки или любую другую полезную информацию, которую будет видеть сотрудник при подаче заявки. Текст можно форматировать, используя редактор
  7. Под описанием процесса будет отображена краткая сводка о действиях — когда и кем был создан и отредактирован процесс
Категории процесса
Если в заявке предполагается несколько вариантов развития событий, вы можете настроить категории под разные ситуации. У каждой категории можно настроить своего исполнителя.

В нашем примере это заказ пропуска взамен утерянного и для нового сотрудника:
Этапы процесса
Подача заявки

Это первый этап любого процесса. В настройках этапа вы можете переименовать этап, указать его тип, настроить необходимые поля формы заявки и маршрут. Рассмотрим подробнее:
1. Название этапа — переименуйте этап в соответствии с вашей задачей.

2. Тип этапа — этапы бывают четырех типов. Первым типом всегда идет сбор информации.
3. Поля ввода данных — настройте необходимые поля для вашей заявки, указав название поля, тип, обязательность. Разрешить самостоятельный выбор категории — переключатель позволяет пользователю самому выбирать нужную категорию при подаче заявки. Если опция отключена, то нужно будет добавить этап категоризации в маршруте.. Добавить новый маршрут — добавляем пути движения заявки, выбрав тип маршрута (следующий этап, отклонение заявки или возможный переход) и дальнейший этап. Чтобы сохранить маршрут, выбираем «Добавить маршрут»
Разрешить самостоятельный выбор категории — переключатель позволяет пользователю самому выбирать нужную категорию при подаче заявки. Если опция отключена, то нужно будет добавить этап категоризации в маршруте.

Добавить новый маршрут — добавляем пути движения заявки, выбрав тип маршрута (следующий этап, отклонение заявки или возможный переход) и дальнейший этап. Чтобы сохранить маршрут, выбираем «Добавить маршрут»
Категоризация
Иногда пользователь может неправильно выбрать категорию, либо у него изначально нет такой опции (она отключена на этапе подачи заявки). В таких случаях в процесс добавляют этап категоризации заявки. Можно для каждой из категорий назначить своего ответственного, или даже группу ответственных. Маршрут общий на все категории:
Согласование
Этап согласования вашей заявки, например руководителем. Можно настроить разных ответственных в зависимости от выбранной категории, или включить опцию «согласование руководителем подающего заявку», чтобы заявка автоматически уходила руководителю сотрудника.

Дальнейший маршрут укажем на этап исполнения (для примера), не забыв указать вариант отклонения заявки:
Исполнение
Финальный этап процесса. Его также можно переименовать и настроить поля для ввода. Вы можете сделать исполнение для всех категорий заявок одинаковым, или для каждой категории настроить своих исполнителей. Финальным маршрутом автоматически будет указано «Считать решенной» Вы можете настроить обязательность ввода решения и доп. поля:
Обратная связь
В этом разделе вы можете настроить получение обратной связи по завершению заявки, а также указать обязательность комментария. В текстовом поле вы можете написать свой заголовок или оставить стандартный:
Диаграмма
Наглядное представление вашего процесса в виде блок-схемы:
Как отредактировать или удалить процесс?
Удалить или отредактировать процесс можно тут:

Админка → Процессы → Настройка процессов → Редактировать/Удалить
Как добавить новый процесс в каталог?
Чтобы пользователи увидели процесс в списке заявок, добавьте его в каталог:

Админка → Процессы → Каталог → Добавить процесс

Можно также добавлять категории, чтобы группировать процессы:
Как подать заявку из каталога процессов?
Подать заявку можно в каталоге услуг:

Фото профиля вверху страницы → Заявки → выбрать нужную заявку → Подать заявку:
Где я могу увидеть уведомление о новой заявке?
Уведомление пользователю о новых действиях по заявке придет на почту, а также вверху страницы через колокольчик: