Рабочие процессы — это повторяющиеся задачи в вашей организации.
Нужно оформить пропуск? Нанять в команду нового сотрудника? Заказать пиццу на день рождения коллеги? Это легко настроить с помощью процесса в HRBOX!

Как создать процесс
Как отредактировать или удалить процесс?
Как добавить новый процесс в каталог?
Как подать заявку из каталога процессов?
Где я могу увидеть уведомление о новой заявке?

Создать и настроить новый процесс можно так: Админка → Процессы → Настройка процессов → «+Создать».

Создадим новый процесс. Например, заказ пропуска:

Если в заявке предполагается несколько вариантов развития событий, вы можете настроить категории под разные ситуации, нажав «Добавить категорию».

В нашем примере это заказ пропуска взамен утерянного и для нового сотрудника: нажмите «Добавить категорию» и введите её название.

У каждой категории можно будет указать своего исполнителя на этапах Согласования и Исполнения заявки, а также добавить дополнительные поля для каждой категории на этапах Сбора информации, кроме первого.

Первым типом всегда идет Сбор информации — на этом этапе поля заявки заполняет сотрудник, который подает заявку.

Этап Согласование предполагает одобрение или отклонение заявки руководителем или ответственным сотрудником.

Этап Категоризация позволяет присвоить заявке определенную категорию.

На этапе Исполнения ответственный сотрудник может заполнить необходимые поля и завершить заявку.

Рассмотрим этапы поподробнее на нашем примере:

Подача заявки

1 Сбор информации — это всегда первый этап заявки, он заполняется сотрудником, который её подает. Переименуем его в соответствии с нашей задачей:

Если опция отключена, то нужно будет добавить этап категоризации в маршруте.

3. Маршруты — список маршрутов для этого этапа. Возможны типы маршрута: следующий этап, отклонение заявки или возможный переход.

4. Чтобы добавить новый маршрут в этап заявки, выберите нужный тип маршрута, выберите новый этап из выпадающего списка и нажмите «Добавить маршрут» — после этого он появится в списке маршрутов выше.

В нашем случае это новый этап категоризации, но возможен вариант.

Теперь, если сотрудник выберет эту категорию при создании заявки, система попросит его прикрепить файл объяснительной.

2 Вернемся к варианту с отключенной самостоятельной категоризацией и рассмотрим этап Категоризации. Иногда пользователь может неправильно выбрать категорию, либо у него изначально нет такой опции. В таких случаях в процесс добавляют этап категоризации заявки.

1. Ответственные — можно выбрать конкретных сотрудников или группу, уведомления получат все ответственные, но достаточно решения кого-то одного;
2. Категоризация руководителем сотрудника — решение по этапу заявки будет принимать руководитель сотрудника, который подал заявку. Если и указаны ответственные, и включен этот тумблер, то приоритет будет у тумблера.
3. Начиная с этого этапа можно назначать наблюдателей — они будут получать уведомления о переходе заявки на свой этап, видеть предыдущие этапы и решения по ним, а также могут оставлять комментарии.
4. Для этого типа этапа и последующих можно установить дедлайн, отсчет пойдет от момента перехода заявки на этот этап.
5. Отправить уведомления — если ответственный просрочит дедлайн, ему придет напоминание о необходимости рассмотрения заявки за день до дедлайна, а также о том, что дедлайн истек.
6. Для этапов, в которых требуется участие ответственных или руководителя заявителя (в дальнейшем — активных этапов), у маршрутов заявки появляется тумблер «Ввод решения обяз». Если его включить, ответственный при выборе этого маршрута должен будет оставить обязательный комментарий.

Для всех дальнейших типов этапов доступны кнопки перемещения этапов между собой и «Удалить весь этап».

А вот так будет выглядеть этот этап для ответственного за него сотрудника:

3 Следующим этапом указан этап Согласования нашей заявки, например, руководителем. Можно настроить разных ответственных и наблюдателей в зависимости от выбранной категории или включить опцию «Согласование руководителем подающего заявку», чтобы заявка автоматически уходила руководителю инициатора заявки.

Поэтому, если нужно согласование, например, обоих руководителей сотрудника, настройте два последовательных этапа согласования.

Иногда требуется вернуть заявку на какой-то из предыдущих этапов. Например, ответственный этапа согласования обнаружил, что фото, которое прикрепил сотрудник, не подходит для пропуска — тогда добавляем маршрут «При отклонении» и выбираем из выпадающего списка нужный этап, ориентируясь на его название и номер.

Сотруднику придет уведомление о том, что заявка требует его участия, и он сможет прикрепить недостающий файл, а заявка уйдёт на следующий по порядку этап — в нашем случае на этап Категоризации.

Дальнейший маршрут укажем на этап Исполнения (для примера), не забыв указать вариант отклонения заявки, если он требуется.

4 Исполнение — это обычно финальный этап процесса, но Исполнений может быть несколько. Его также можно переименовать и настроить поля для ввода.

Вы можете сделать исполнителя заявки для всех категорий заявки одинаковым, или для каждой категории настроить своих исполнителей и поля ввода данных.

Финальным маршрутом автоматически будет указано «Считать решенной». Также можно настроить обязательность ввода решения и дополнительные поля.

В этом разделе настраиваются:

1. фильтрация по полям заявки в списке заявок из меню пользователя;
2. вывод полей заявки в отдельную колонку Информация.

В списке заявок у пользователя это будет выглядеть так:

В этом разделе вы можете настроить получение обратной связи по завершению заявки, а также указать обязательность комментария. В текстовом поле можно написать свой заголовок или оставить стандартный:

Наглядное представление вашего процесса в виде блок-схемы:

Удалить или отредактировать процесс можно тут:

Админка → Процессы → Настройка процессов → Редактировать/Удалить

Чтобы пользователи увидели процесс в списке заявок, добавьте его в каталог:

Админка → Процессы → Каталог → Добавить процесс

Можно также добавлять категории, чтобы группировать процессы:

Подать заявку можно в каталоге услуг:

Фото профиля вверху страницы → Заявки → выбрать нужную заявку → Подать заявку:

Заявку в списке смогут видеть: сам инициатор, ответственные и наблюдатели на любом из этапов, а также владелец процесса, Администратор и пользователь с галочкой «Настройка процессов» в роли.

Уведомление пользователю о новых действиях по заявке придет на почту, в колокольчик, Телеграм и пуш мобильного приложения :