Рабочие процессы — это повторяющиеся задачи в вашей организации.
Нужно оформить пропуск? Нанять в команду нового сотрудника? Заказать пиццу на день рождения коллеги? Это легко настроить с помощью процесса в HRBOX!

Как создать процесс
Как отредактировать или удалить процесс?
Как добавить новый процесс в каталог?
Как подать заявку из каталога процессов?
Где я могу увидеть уведомление о новой заявке?

Создать и настроить новый процесс можно так: Админка → Процессы → Настройка процессов → «+Создать».

Создадим новый процесс. Например, заказ пропуска:

Если в заявке предполагается несколько вариантов развития событий, вы можете настроить категории под разные ситуации, нажав «Добавить категорию». У каждой категории можно будет настроить своего исполнителя на этапах Согласования и Исполнения заявки, а также добавить дополнительные поля для каждой категории на этапе Сбора информации.

В нашем примере это заказ пропуска взамен утерянного и для нового сотрудника:

Подача заявки

Это первый этап любого процесса. В настройках этапа вы можете переименовать этап, указать его тип, настроить необходимые поля формы заявки и маршрут. Рассмотрим подробнее:

1. Название этапа — переименуйте этап в соответствии с вашей задачей.

2. Тип этапа — этапы бывают четырех типов: Сбор информации, Согласование, Категоризация и Исполнение.

Первым типом всегда идет Сбор информации — на этом этапе поля заявки заполняет сотрудник, который подает заявку.

Этап Согласование предполагает одобрение или отклонение заявки руководителем или ответственным сотрудником.

Этап Категоризация позволяет присвоить заявке определенную категорию.

На этапе Исполнения ответственный сотрудник может заполнить необходимые поля и завершить заявку.

3. Поля ввода данных — настройте необходимые поля для вашей заявки, указав название поля, тип и обязательность.

Разрешить самостоятельный выбор категории — переключатель позволяет пользователю самому выбирать нужную категорию при подаче заявки. Если опция отключена, то нужно будет добавить этап категоризации в маршруте.

Добавить новый маршрут — добавляем пути движения заявки, выбрав тип маршрута (следующий этап, отклонение заявки или возможный переход) и дальнейший этап. Чтобы сохранить маршрут, выбираем «Добавить маршрут»

Разрешить самостоятельный выбор категории — переключатель позволяет пользователю самому выбирать нужную категорию при подаче заявки. Если опция отключена, то нужно будет добавить этап категоризации в маршруте.

Добавить новый маршрут — добавляем пути движения заявки, выбрав тип маршрута (следующий этап, отклонение заявки или возможный переход) и дальнейший этап. Чтобы сохранить маршрут, выбираем «Добавить маршрут».

Иногда пользователь может неправильно выбрать категорию, либо у него изначально нет такой опции (она отключена на этапе подачи заявки). В таких случаях в процесс добавляют этап категоризации заявки.

Ответственным можно выбрать либо конкретных сотрудников или группу, либо включить категоризацию руководителем сотрудника.

Этап согласования вашей заявки, например руководителем. Можно настроить разных ответственных в зависимости от выбранной категории, или включить опцию «Согласование руководителем подающего заявку», чтобы заявка автоматически уходила руководителю сотрудника.

Дальнейший маршрут укажем на этап исполнения (для примера), не забыв указать вариант отклонения заявки:

Обычно это финальный этап процесса, но Исполнений может быть несколько. Его также можно переименовать и настроить поля для ввода.

Вы можете сделать исполнителя заявки для всех категорий заявки одинаковым, или для каждой категории настроить своих исполнителей.

Финальным маршрутом автоматически будет указано «Считать решенной». Также можно настроить обязательность ввода решения (в этом случае исполнителю нужно будет ввести обязательный комментарий к решению) и доп. поля.

В этом разделе настраивается фильтрация по полям заявки в списке заявок из меню пользователя(1) и вывод полей заявки в отдельную колонку Информация(2).

В списке заявок у пользователя это будет выглядеть так:

В этом разделе вы можете настроить получение обратной связи по завершению заявки, а также указать обязательность комментария. В текстовом поле вы можете написать свой заголовок или оставить стандартный:

Наглядное представление вашего процесса в виде блок-схемы:

Удалить или отредактировать процесс можно тут:

Админка → Процессы → Настройка процессов → Редактировать/Удалить

Чтобы пользователи увидели процесс в списке заявок, добавьте его в каталог:

Админка → Процессы → Каталог → Добавить процесс

Можно также добавлять категории, чтобы группировать процессы:

Подать заявку можно в каталоге услуг:

Фото профиля вверху страницы → Заявки → выбрать нужную заявку → Подать заявку:

Уведомление пользователю о новых действиях по заявке придет на почту, в колокольчик, Телеграм и пуш мобильного приложения :