Вы на правильном пути!
Заполните форму, чтобы получить доступ к демонстрационной версии

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку

своих персональных данных.

Удаленный онбординг или как помочь новичкам быстрее стать частью команды.

В 2020-2021 годах 90% клиентов HRBOX перешли на удаленный или гибридный формат работы. Рассказываем, как перевести одну из ключевых функций HR — онбординг — в цифру.

Уже несколько лет назад компании начали внедрять чат-боты. Они отвечали на популярные вопросы новичков, запрашивали обратную связь на разных этапах процесса адаптации, в нужный момент присылали важные для ознакомления документы. Это разгрузило HR-службу, сняв с нее необходимость постоянно отвечать на одни и те же вопросы, совершать одни и те же рутинные действия. Заодно необходимость настраивать чат-бот привела к систематизации самого процесса - это само по себе было важным этапом. То, что раньше делалось по регламентированному пути, теперь стало стройной системой с понятными шагами.

С тех пор возможности дистанционного онбординга значительно расширились. Например, появилась возможность создавать онлайн-треки адаптации. То есть теперь можно определить более мелкие целевые аудитории, собрать и сгруппировать разные виды материалов (велком-видео, презентации по продуктам, книга новичка) под каждую из них, и наложить их на нужную вам шкалу времени. Кроме того, в HRBOX, например, можно настроить автоматическое назначение нужного трека адаптации нужному человеку в его первый рабочий день.
Сейчас компании активно внедряют игровые механики: онлайн-симуляторы, квесты, квизы. Некоторые идут дальше. Например, Сбербанк разработал VR-обучение, которое помогает менеджерам на несколько минут через VR-симуляцию “стать” пожилым человеком, и на себе прочувствовать, что значит решить простую задачу в банке, когда у тебя проблемы со зрением, одышка и другие особенности состояния, связанные с возрастом.
Бонусы автоматизации онбординга очевидны.

Во-первых, перед внедрением новой системы вы проанализируете текущие процессы, проведете ревизию документов и обновите материалы — в общем, сделаете все то, до чего давно не доходили руки.

Во-вторых, вы исключите человеческий фактор: ситуации, когда кто-то забыл что-то прислать или рассказать новичку, уйдут в прошлое. К тому же, вы сможете ускорить сам процесс адаптации за счет исключения разных форс-мажоров в работе людей, которые отвечают за онбординг.

И в-третьих, вы оцифруете результаты процесса адаптации. Главное — заранее продумать нужные для бизнеса метрики. Подскажем несколько первоочередных, которые точно стоит собирать сразу: процент людей, прошедших испытательный срок, текучесть на испытательном сроке, стоимость адаптации на одного сотрудника, скорость выхода на плановую эффективность.
Кстати, кроме адаптации можно автоматизировать и пребординг — стадию между принятием оффера вашим кандидатом и его выходом на работу.
Представьте, вы одной кнопкой запускаете процесс, и все заинтересованные службы получают информацию о новом человеке и дате его выхода. Теперь они смогут подготовить все необходимое к обозначенному дню. Кстати, часто именно эта часть процесса онбординга сильнее всего влияет на первое впечатление человека о компании. Когда ты пришел на работу, а тебе забыли поставить стол и стул, то быстро понимаешь, как в организации заботятся о сотрудниках.
Чек-лист по разработке онлайн-системы адаптации:
  1. Проверьте, что нужная информация доступна из любой точки мира с любого устройства. Если вы дадите доступ к нужным материалам только из закрытого контура и только с компьютера - это будет малоэффективный в современных реалиях инструмент.
  2. Убедитесь, что у системы понятный интерфейс. Неудобно спроектированное решение может оттолкнуть новичка от использования этого и других цифровых сервисов компании.
  3. Сделайте адаптацию легкой. Старт новой деятельности — сам по себе стрессовый период, поэтому не перегружайте сотрудника. Добавьте в систему только ту информацию, которая действительно необходима в первые дни и месяцы работы.
  4. Вовлекайте человека в процесс: например, предложите приветственную корпоративную валюту валюту или выдайте бейдж за прохождение первого месяца испытательного срока.
  5. Запрашивайте обратную связь. После каждого этапа просите сотрудника ответить: что было полезно, чего не хватило, что стоит улучшить в вашей программе? Мы рекомендуем делать это и во время процесса адаптации, и через 2-3 месяца после его окончания. Так вы получите обратную связь еще и после “переваривания” всей пройденной информации, и применения ее в разных “боевых” ситуациях.
  6. Использую цифровые сервисы и чат-боты сохраните возможность обратиться к живому человеку. Не забывайте, что адаптация прежде всего про людей. В нашей жизни все больше роботов и ботов, и многие устали от обезличенного взаимодействия. Поэтому наличие сотрудника (HR, ментор, бадди, руководитель), к которому можно обратиться в любой ситуации, сейчас, наверное, еще важнее, чем когда онбординг проходил в офисе.
Автоматизируйте процессы, но держите в голове, что в онлайн важно встраивать живое общение. Рукопожатие в наше время — отдельная роскошь. Какие именно процессы оставить в оффлайне, решать вам. Главное, руководствоваться задачами вашей компании, ее корпоративной культурой и здравым смыслом.

Читайте также