Вы на правильном пути!
Заполните форму, чтобы получить доступ к демонстрационной версии

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку

своих персональных данных.

“Мы развиваем не только компанию, мы развиваем рынок”
Deceuninck о сотрудничестве с HRBOX

Совместный проект HRBOX и Deceuninck — корпоративный портал “D’Extra” — уникальная экосистема, которая объединила две разные целевые аудитории: сотрудников и клиентов Deceuninck.

В этом материале мы расскажем, как компания привлекала внутренних и внешних клиентов на HR-платформу и благодаря этому способствовала развитию отрасли.

Внутренний корпоративный портал «Д’Экстра» (сокращение от «Декёнинк Экстра») в цифрах:

Запуск платформы за 2 недели без привлечения IT- департамента компании

Более 80% сотрудников пользуются порталом каждый день

Более 160 клиентов и партнеров пользуются Декстрой для регулярных обучений по продажам и продуктам

85% пользователей находят портал удобным, 83% - полезным и информативным

В 2017 году генеральный директор Deceuninck Фолькер Гут анонсировал стратегию развития компании. Одним из направлений стал фокус на высокий уровень клиентского сервиса. Был создан отдел сервиса, который отвечал за развитие качества работы с внешними клиентами.

Одним из первых проектов отдела стало создание обучающих программ по продукту и продажам для партнеров и клиентов компании с возможностью контроля прохождения и финальным тестированием. Параллельно внутри компании возникла идея продвигать культуру высокого качества сервиса для внутренних клиентов.

В компании сотрудники постоянно взаимодействуют друг с другом в рамках различных проектов и задач. Довольно быстро возникла идея объединить две задачи — работу с внешними и внутренними клиентами — на одном информационном онлайн-ресурсе. Так родился портал «Д’Экстра».


Рассказывает административный директор Deceuninck Ольга Цветова:

“Сначала мы хотели создать портал для сотрудников. С его помощью мы планировали объединить сотрудников российского подразделения концерна Deceuninck, то есть сотрудников московского офиса, коллектива завода в Портвино и более 10 региональных представителей по всей России. До появления портала единственным ресурсом, с помощью которого сотрудники узнавали о проектах и результатах друг друга, было печатное издание «Вестник Декёнинк», но коммуникация была односторонней, а информация запаздывала. Вторая задача, которую мы планировали решить — автоматизация и оптимизация HR-процессов: доступ к документам, опросы, заявки в HR, обучение и тп. Поэтому в начале мы представляли платформу достаточно лаконичной: новости и информация о компании, кадровая информация и блок обучения.
Требования к порталу были, с одной стороны, простые, а с другой сложные: удобная регистрация, вход с любого устройства, простое администрирование.
В нашем случае, отдельный кейсом были переговоры со штаб-квартирой в Бельгии. У нас уже была платформа, которая пришла к нам из HQ, но она не отвечала многим нашим запросам, и кроме того была полностью на английском языке. В наших планах было внедрение платформы и на сотрудников производства. Там, конечно, многие не знают иностранных языков. В итоге, спустя год переговоров нам удалось убедить коллег из Бельгии на запуск пилота с выбранной нами системой.

Требования к порталу были, с одной стороны, простые, а с другой сложные: удобная регистрация, вход с любого устройства, простое администрирование. В нашем случае, отдельный кейсом были переговоры со штаб-квартирой в Бельгии. У нас уже была платформа, которая пришла к нам из HQ, но она не отвечала многим нашим запросам, и кроме того была полностью на английском языке. В наших планах было внедрение платформы и на сотрудников производства. Там, конечно, многие не знают иностранных языков. В итоге, спустя год переговоров нам удалось убедить коллег из Бельгии на запуск пилота с выбранной нами системой.

В процессе поиска мы проанализировали более 10 систем на рынке и выбрали HRBOX, так как она отвечала основным нужным параметрам. Кроме того, мы лично познакомились с командой HRBOX и увидели в них не только провайдеров, но и людей, с которыми можно строить партнерские отношения, вместе развивая возможности платформы, а значит, и возможности наших внутренних онлайн-сервисов”.

Василина Соколова, CEO HRBOX
“В течение 2 месяцев мы помогали формировать требования к системе, тестировали пилотные версии, сами для себя прорабатывали и формировали понимание нужного функционала. Вместе с Deceuninck мы сформировали первую информационную структуру, составили план по наполнению и помогли коллегам разделить зоны ответственности по администрированию платформы. Это был важный момент, так как на внедрение и поддержку платформы со стороны Deceuninck не было дополнительных ресурсов. Со всем справлялась инициативная группа из трёх сотрудников, загруженных своими основными обязанностями.

Мы подготовили платформу таким образом, что после выхода первой версии команде из Deceuninck понадобилось 2 недели для первичного наполнения сайта контентом, интеграцию структуры компании и данных о сотрудниках, и другие настройки системы».

Василина Соколова, CEO Платформы HRBOX


Татьяна Жиркина, руководитель отдела HR:
«Среди первого и важного функционала, который помог улучшить коммуникацию среди персонала, стал перенос структуры компании и контактов на портал. Из-за того, что все сидели в разных регионах, люди редко встречались друг с другом, и часто возникали вопросы “Кому лучше позвонить по задаче Х?” Со списком контактов, фотографией и указанием зоны ответственности сотрудника коммуникация значительно упростилась. И вообще стало приятно видеть лица тех, с кем раньше общался только по почте или телефону, не имея возможности встретиться.

В Deceuninck царит уютная домашняя атмосфера, так что на портале мы старались сохранить кулуарность семейной компании. Поэтому уже в первой версии платформы на главной странице мы разместили интерактивную доску с именинниками дня. Сотрудники не только видели, у кого сегодня день рождения, но и могли отправить ему электронную открытку с поздравлением. Это понравилось многим.

Еще один проект, который высоко оценили пользователи — подробная информация про новичков. Мы задавали вопросы каждому, кто приходил в команду, и публиковали ее в виде новости на портале, освещаю не только профессиональные качества новичка, но и какие-то более личные моменты. Так команда узнавала о кадровых изменениях и будто лично знакомилась с новым членом семьи.

Чем больше информации появлялось на “Д’Экстра”, тем чаще люди заходили на нее. Например, мы много усилий приложили к тому, чтобы раздел “Новости” постоянно обновлялся. Наше принципиальное решение — публиковать информацию не только про компанию, но и про личные или околорабочие достижения сотрудников. Там же стали появляться обращения генерального директора, итоги кварталов, блиц-интервью со старожилами компании, отмечание лучших сотрудников и даже поздравления с изменением семейных статусов наших коллег — все, что нам кажется важным и полезным, идет в новостной блок.

Вскоре на портале появились и автоматизированные заявки и согласования на различные HR-процессы, и даже на процессы, связанные с закупками, производством и инфраструктурой».

Василина Соколова (HRBOX) и Ольга Цветова (Deceuninck)

Важно отметить, что на первых порах внутренней команде портала приходилось постоянно мотивировать сотрудников использовать портал.
Для этого мы проводили различные вовлекающие и интерактивные мероприятия: запускали фотоконкурсы, голосования, помещали в статьях интересные задания и давали первому ответившему приз, проводили опросы, которые были доступны только на портале. Пришлось закрыть доступ на старый список контактов на Гугл-диске, чтобы люди перестали по старинке искать информацию там. Хорошим решением стал перевод адаптационной программы в онлайн. Так каждый новичок начинает свой путь в компании с погружения через Д’Экстру. Заодно HR-отделу удалось сократить время на адаптацию.

В общем, первый год постоянно думали над тем, как привлечь сотрудников на Д’Экстру. Чем больше информации и сервисов появлялось, тем больше сотрудников пользовались порталом. Но это был постепенный и не очень быстрый процесс.

Второй виток привлечения сотрудников удалось запустить с помощью оценки удовлетворенности внутреннего клиента (ICSI - internal customer satisfaction index). Во-первых, раньше сбор обратной связи проводился через сторонние сервисы. С появлением Д’Экстры этот процесс был переведён на единый портал. Во-вторых, по итогам очередного опроса стало понятно, что команде не хватает обучения. Интересным был тот факт, что обучение по продукту очень хотели получить не только менеджеры по продажам, но и сотрудники back-office”.

Александр Васильев, директор по развитию клиентского сервиса:
«Ещё больше новых пользователей мы привлекли с помощью раздела “Обучение”. Получив результаты ICSI, мы решили вложиться в создание обучающего контента. Отдел обучения записал курсы по нашим продуктам и по технике продаж, разместил их на “Д’Экстре” и открыл к ним доступ всем желающим сотрудникам. Раньше такое обучение, в основном, проводилось в офлайн-формате для отдела продаж. Первые отзывы были очень положительными.

Тогда мы подумали: “Почему бы не открыть доступ к нему для внешних клиентов?” Так, для того, чтобы быть в одном информационном поле, мы допустили к порталу более 160 человек из 30 компаний-клиентов Deceuninck. Теперь партнеры могли не только тщательнее изучить нашу продукцию, но и пройти тренинг по продажам от экспертов Deceuninck. На обучении они разбирают, как правильно предлагать продукт, как грамотно отрабатывать возражения — мы видим, что благодаря этой инициативе мы буквально развиваем нашу отрасль. И предоставляем уникальный клиентский сервис - так на рынке не делает больше никто!

Сейчас в нашей копилке более 400 материалов по различным темам, и все они доступны на Д’Экстре».

Александр Васильев, директор по развитию клиентского сервиса:

Но кроме обучающих материалов по основной деятельности было запущено еще несколько ценных проектов, помогающих пользователям развиваться в разных направлениях.
К примеру, книжный клуб, на котором раз в месяц обсуждались прочитанные книги. Один из любимых проектов «Спикер в офисе», куда может прийти любой сотрудник, и каждый раз приглашается интересная личность из разных сфер для обмена опытом. Видео-клуб, в котором публикуются интересные видео внешних спикеров и рекомендуются к просмотру сотрудникам, и многое другое.

Следующим этапом развития портала в Deceuninck стало внедрение геймификации. Была придумана коллекция бейджей, которые можно получить за определенный стаж в компании, крупные завершенные проекты, за инновационные идеи, внедрённые в жизнь, и другие достижения. Затем появилась корпоративная валюта, названная в честь генерального директора - Гут-коины. Запущен внутренний магазин, где за гут-коины можно приобрести мерч, полезные для работы гаджеты и другие приятные подарки.

2020 укрепил позиции корпоративного портала. В период самоизоляции платформа стала основной коммуникационной площадкой: регулярными стали обращения генерального директора к сотрудникам, HR-отдел рассказывал, какие меры предпринимаются на производстве и в офисах для безопасной работы. При этом компания не перестала освещать и обычные рубрики.

Сейчас команда портала в Deceuninck уже думает о следующем этапе: возможности платформы HRBOX, на котором реализован портал, позволяют проводить оценку 360, ставить и отслеживать выполнение целей сотрудников, проводить опросы вовлеченности. Но уже сейчас в компании довольны результатами, достигнутыми за 1,5 года использования портала.

Ольга Цветова:

“В российском подразделении Deceuninck работает более 200 человек. Это, может, и не очень большая компания, но у нас стояли амбициозные цели, и вовлечь наших сотрудников с производства было не так просто. 80% всей команды пользуются порталом каждый день. Только за 2020 год было пройдено 3300 онлайн-обучений! У нас ушло полтора года на достижение такого уровня вовлеченности в “Д’Экстру”. В прошлом году мы проводили оценку удовлетворенности порталом — в нем приняли участие 70% пользователей, и большая часть из них (83%) назвали портал удобным и информативным.

Но главной победой мы считаем отношение наших сотрудников к “Д’Экстре”. Спустя полтора года и внешние клиенты, и сотрудники стали приходить к нам с идеями, которые можно реализовать на ней: банк идей, маршруты путешествий от коллег, интервью с юбилярами по стажу, рубрика «Инновации», благодарность коллегам — все эти проекты мы создали благодаря инициативе наших коллег.

В работе над порталом мы руководствуемся следующим принципом “Не надо быть важным, важно быть нужным”. Поэтому каждый день мы стараемся делать наш портал нужным как можно большему количеству наших сотрудников и клиентов. Мы верим, что Д’Экстра позволяет развиваться не только нашей команде, но и все оконной индустрии в России.

29 марта 2021 года корпоративный портал D’Extra был заявлен в премии “WOW!HR” в номинации “HR HERO”. В эту номинацию включают проекты с глобальными HR-инициативами, которые отражают решение бизнес-задач с помощью двух и более инструментов.

Международный концерн The Deceuninck Group («Декёнинк Групп»), основанный в 1937 году, входит в ТОП-2 мировых производителей ПВХ систем и композитных материалов для строительной промышленности. Штаб-квартира концерна находится в Бельгии (Deceuninck NV). «Декёнинк» обслуживает клиентов в 91 стране мира, имеет 15 заводов и 22 склада в 19 странах в США, Южной Америке, Европе и Азии. В концерне работает 3600 сотрудников по всему миру.

Deceuninck в России представлен подразделением Deceuninck Rus Ltd. (ООО "Декёнинк Рус"), которое включает в себя центральный офис в Москве и производство в Протвино (Московская область), а также представительства в девяти российских регионах.

Читайте также