Запуск платформы и ее администрирование для 4 юридических лиц без участия IT-специалистов и дополнительных ресурсов

Наша компания активно развивается и внедрила портал для управления бизнес-процессами, что значительно повысило эффективность работы. HR стал полноценной бизнес-функцией, принимающей управленческие, стратегические решения. Это существенно влияет на результативность нашего бизнеса. Мы хотим поделиться результатами этих усилий и показать, как мы трансформировались за этот год.

Изначально мы искали платформу, чтобы упростить нашу работу в области управления персоналом. Нам нужно было создать информационное поле, включающее в себя структуру компании, контактные данные всех сотрудников и возможность быстро находить информацию о коллегах: их телефоны, адреса электронной почты и информацию о том, кому они подчиняются. Была необходимость публиковать ключевые новости и изменения в компании, такие как выход новых сотрудников, организационные нововведения и другие события.

Оказалось, все возможно, если грамотно выстроить работу и найти провайдера, понимающего вашу боль и ограничения. В итоге на запуск платформы HRBOX у нас ушло всего несколько недель: 24 августа мы подписали договор, а уже 15 сентября смогли полноценно пользоваться платформой. Быстрое внедрение позволило сэкономить как время, так и ресурсы. Платформа стала ключевым инструментом, обеспечивающим гибкость и адаптивность нашей компании при наличии удаленных сотрудников и частых командировок.

Ранее мы предпринимали попытки интеграции с 1С ЗУП, но внутренние технические сложности привели к откату этого процесса. Многие заявки, которые в прошлом обрабатывались другими сервисами, перестали быть необходимыми с внедрением HRBOX. Теперь создание новых заявок в обновленном интерфейсе стало легким, быстрым и удобным процессом. Это стало не только решением наших проблем, но и ключом к эффективному управлению бизнес-процессами при отсутствии IT-специалистов.

Еще до запуска платформы мы протестировали весь функционал, который хотели использовать. Причем не только с командой HR, но и с владельцами бизнес-процессов. Например, заявка на командировку включает несколько этапов согласований и надо было понимать, что каждому пользователю понятно сколько раз и куда нажать, какие поля и как заполнить.

Свой вклад в реализацию проекта внесла наша команда дизайнеров, огромная им благодарность за кастомизацию. Коллеги проработали цветовую гамму и баннеры на портале, разработали общий дизайн с учетом корпоративного стиля компании.

Для создания программ обучения использовался конструктор электронных курсов ISpring. Эти программы можно без проблем загрузить на портал, и они будут работать как на ПК, так и на мобильных устройствах. А также пригодился собственный конструктор HRBOX, который позволяет создавать лонгриды, тесты, видеоуроки и другие обучающие материалы.

Одновременно возник и спрос, и предложение, а также возможность протестировать нашу новую СДО. Большая часть подготовки курса легла на продакт-менеджеров. Далее: раз в неделю в течение пары месяцев мы собирались и проводили детальное обучение по продуктам: почему выбрана такая упаковка, что значит каждая надпись на этикетке, какими документами регулируется деятельность в сфере обращения БАДов и т.д. Информации было действительно очень много.
После завершения первого потока обучения, мы увидели интерес к нему и у других сотрудников, абсолютно никак не связанных с продажами. Чтобы удовлетворить такой запрос, мы записали весь курс и выложили его в разделе "Обучение" доступным для всех сотрудников. Прослушав лекции, изучив презентации сотрудники могли пройти тест и проверить, насколько правильно усвоена информация. Этот проект был успешен. Во-первых, все сотрудники получили глубокие знания о продукции, с которой работают. Ну а во-вторых, как потребители прокачали свои знания о БАДах.

Ещё важным пунктом была возможность отображать дни рождения сотрудников. Для нас это не мелочь, а важное событие. Даже в рамках новости об изменении формата поздравления с днём рождения мы так и написали: «А ведь у каждого из нас есть один день в году, который изменил жизни множества людей вокруг – День рождения!». Удобный календарь дней рождений сотрудников позволяет не только следить, но и вовремя поздравлять коллег с праздниками. Через портал отправляются открытки, а еще приветствуются новички.

Мы всегда понимали – для того, чтобы портал жил и развивался, в него надо вкладываться, искать новые форматы взаимодействия с аудиторией. Нашим первым экспериментом, который собрал восторженные отзывы стало интервью с генеральным директором. Он всегда крайне увлекательно рассказывает о своей работе и деятельности компании. Его можно слушать бесконечно, чем мы и воспользовались.

Далее мы внедрили, ставшую уже постоянной, рубрику с продуктовыми новинками. Минимум раз в квартал мы публикуем статьи о новых продуктах. Это позволяет сотрудникам чувствовать себя более вовлеченными в процесс, ведь с их участием создается такое количество новинок, каждая из которых приносит пользу сотруднику и его семье. Эти новости очень круто заряжают команду на новые свершения. Ну а мы видим, как поднимается уровень вовлеченности, читая комментарии коллег под каждым таким постом.

Благодаря удобной настройке страниц многие внутренние нормативные документы были перенесены в электронный формат, закреплены нужные инструкции, сделаны ссылки на профили владельцев бизнес-процессов и на целые подразделения. Это значительно оптимизировало поиск нужной информации для нашей команды. Самые активно используемые нами модули – это «Процессы» и «Система дистанционного обучения».

На данный момент портал активно используют 100% сотрудников. Конечно, адаптация к любому новому решению требует времени, но большая часть команды сразу включилась в процесс и за год мы собрали много положительной обратной связи. Платформа решает все изначально поставленные задачи. Если возникают вопросы, то команда поддержки HRBOX всегда готова оперативно помочь, терпеливо разобраться в потребностях. В дальнейшем мы планируем расширить используемый функционал, упростить и сделать более эффективным процесс разработки рекомендаций по развитию, чтобы все необходимые данные были доступны на одной странице.