Вы на правильном пути!
Заполните форму, чтобы получить доступ к демонстрационной версии
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку
своих персональных данных.
Выбор HR-платформы и пошаговый план по переходу на новую систему
Данный материал будет полезен как компаниям, которые впервые планируют внедрение HRM-системы, так и тем, которые находятся в поисках альтернативных решений для решения HR-задач. Наш пошаговый гайд позволит вам сфокусироваться на самых важных аспектах при выборе системы, а также поможет не допустить типовые ошибки.
Анализ ваших потребностей и составление технического задания
Итак, самый первый и самый важный пункт этого нелегкого процесса – анализ ваших потребностей, а также ревизия того, какие процессы уже запущены в компании. Если вы переезжаете с HRM-системы на новую, то составьте список самых востребованных функций, без которых ни вы, ни ваши коллеги уже не представляют корпоративную жизнь. Здесь полезно использовать аналитику посещаемости страниц и сервисов.
Также можно собрать обратную связь от сотрудников, или привлечь смежные департаменты. Задавайте коллегам открытые вопросы, начиная от того, что им особенно нравилось и было полезно в вашей системе. Уточняйте, чего не хватало или, может, даже раздражало. Это станет дополнительной информацией для поиска системы, которая закроет не только старые возможности, но и поможет расширить функционал для большего удовольствия ваших внутренних клиентов.
На этом этапе могут всплыть довольно неочевидные вещи, о которых ранее, внедряя систему, вы даже не задумывались. Например, несколько наших клиентов, внедряя платформу для внутренних коммуникаций, не предполагали, что она станет востребованным инструментом у отдела продаж при работе с клиентами и партнерами. Воспользовавшись настройками видимости контента, коллеги начали предоставлять ограниченный доступ на портал внешней аудитории, делиться базой знаний, содержащей полезные материалы о продуктах компании, запустили обучающие курсы по продажам и работе с клиентами.
Если вашей компании пока не на что ориентироваться, предлагаем вам общий чек-лист основных функций, который, на наш взгляд, отражает основные потребности компаний. Его можно скачать тут.
Также можно собрать обратную связь от сотрудников, или привлечь смежные департаменты. Задавайте коллегам открытые вопросы, начиная от того, что им особенно нравилось и было полезно в вашей системе. Уточняйте, чего не хватало или, может, даже раздражало. Это станет дополнительной информацией для поиска системы, которая закроет не только старые возможности, но и поможет расширить функционал для большего удовольствия ваших внутренних клиентов.
На этом этапе могут всплыть довольно неочевидные вещи, о которых ранее, внедряя систему, вы даже не задумывались. Например, несколько наших клиентов, внедряя платформу для внутренних коммуникаций, не предполагали, что она станет востребованным инструментом у отдела продаж при работе с клиентами и партнерами. Воспользовавшись настройками видимости контента, коллеги начали предоставлять ограниченный доступ на портал внешней аудитории, делиться базой знаний, содержащей полезные материалы о продуктах компании, запустили обучающие курсы по продажам и работе с клиентами.
Если вашей компании пока не на что ориентироваться, предлагаем вам общий чек-лист основных функций, который, на наш взгляд, отражает основные потребности компаний. Его можно скачать тут.
Оценка технических особенностей и безопасности
Следующий пункт - анализ технических особенностей, которым должна соответствовать внедряемая система. Среди таких моментов:
- соответствие закону о хранении персональных данных,
- включение в Реестр российского ПО,
- синхронизация с любыми кадровыми системами,
- внедрение облачного решения или реализация на ваших серверах,
- ограничение доступа к различным блокам информации,
- наличие APi для интеграции систем,
- возможность настройки авторизации по ADFS, SSO,
- двухфакторная авторизация,
- мобильная версия и приложение
Советуем вам провести отдельную встречу представителей провайдера с вашим техническим отделом и службой безопасности, чтобы избежать недопонимания на первоначальном этапе работы. Часто всплывают подводные камни, которые становятся существенным препятствием для работы с поставщиком ИТ-решения. Мы собрали чек-лист таких нюансов для вашего удобства и его можно скачать тут.
На этом этапе обращайте внимание на наличие бесплатной тех. поддержки. Часто внутри компании отсутствует выделенный технический специалист. Поэтому важно, чтобы была внешняя поддержка, которая оперативно реагирует на запросы. По этой же причине стоит уточнять про наличие обучения ваших сотрудников администрированию системы, проведение мастер-классов и тренингов провайдерами.
На этом этапе обращайте внимание на наличие бесплатной тех. поддержки. Часто внутри компании отсутствует выделенный технический специалист. Поэтому важно, чтобы была внешняя поддержка, которая оперативно реагирует на запросы. По этой же причине стоит уточнять про наличие обучения ваших сотрудников администрированию системы, проведение мастер-классов и тренингов провайдерами.
Познакомьтесь с провайдерами
Тут без анализа рынка провайдеров не обойтись. По ссылке вы найдете наш обзор платформ, представленных в России и странах СНГ. Также рекомендуем ознакомиться со сравнительной таблицей интранет-решений от компании Ривелти здесь.
И, конечно, обязательно найдите время на встречу для демонстрации каждого заинтересовавшего вас решения. Тут вам поможет ваш чек-лист необходимых функций, чтобы отмечать, все ли пункты закрывает тот или иной провайдер.
На таких встречах не стесняйтесь спрашивать, какие доработки планируются, как часто выпускаются обновления, где можно посмотреть информацию о предыдущих релизах.
И, конечно, обязательно найдите время на встречу для демонстрации каждого заинтересовавшего вас решения. Тут вам поможет ваш чек-лист необходимых функций, чтобы отмечать, все ли пункты закрывает тот или иной провайдер.
На таких встречах не стесняйтесь спрашивать, какие доработки планируются, как часто выпускаются обновления, где можно посмотреть информацию о предыдущих релизах.
Протестируйте выбранные системы
После того как вы составили шорт-лист из 3-4 провайдеров, обязательно запросите демо-доступы для тестирования и сравнения систем. Это стандартная процедура, которая не предполагает какого-либо бюджета.
Самое главное, найти время и действительно потестировать платформу. Проверить ее на легкость администрирования и на наличие заявленных функций. Лучше всего, если вы попробуете физически настроить что-то из ваших процессов. Так у вас не будет неоправданных ожиданий при внедрении системы.
Самое главное, найти время и действительно потестировать платформу. Проверить ее на легкость администрирования и на наличие заявленных функций. Лучше всего, если вы попробуете физически настроить что-то из ваших процессов. Так у вас не будет неоправданных ожиданий при внедрении системы.
Соберите обратную связь о выбранных решениях
Настоятельно рекомендуем почитать кейсы, которыми делятся компании. Собрать отзывы текущих клиентов, позадавать вопросы коллегам по цеху в известных HR-пабликах в соц. сетях.
Обязательно спрашивайте про слабые стороны в работе с провайдерами. Они есть у всех, но зная о них, вы сможете заранее предпринять меры для их компенсации.
Обязательно спрашивайте про слабые стороны в работе с провайдерами. Они есть у всех, но зная о них, вы сможете заранее предпринять меры для их компенсации.
Запустите пилот (опционально)
Запустите пилотный проект на несколько месяцев, предварительно составив план по внедрению функций и количеству сотрудников, которые попадут в фокус-группу. Этот шаг опциональный, но бывает очень полезным, особенно, если у вас крупная компания и стоимость неудачи слишком высока.
Часто под такой формат выбирают 1-2 подразделения в компании. Вместе с ними тестируют основной функционал и выполнение задач.
Основной плюс пилота очевиден - компания затрачивает небольшой бюджет на старте, а в случае, успешного тестового периода обеспечивает себе поддержку от внутренних пользователей, вошедших в фокус-группу. Это, кстати, помогает и в плане более легкого согласования бюджета у руководства компании.
Часто под такой формат выбирают 1-2 подразделения в компании. Вместе с ними тестируют основной функционал и выполнение задач.
Основной плюс пилота очевиден - компания затрачивает небольшой бюджет на старте, а в случае, успешного тестового периода обеспечивает себе поддержку от внутренних пользователей, вошедших в фокус-группу. Это, кстати, помогает и в плане более легкого согласования бюджета у руководства компании.
Проконсультируйтесь с вашими юристами
Чтобы минимизировать бюрократическую составляющую процесса – заранее проведите консультацию со своим юридическим департаментом. Как мы все знаем, у юристов всегда есть комментарии, и иногда, по незнанию принципиальных юр. положений в компании, мы теряем драгоценное время на бумажную волокиту вместо того, чтобы продвигаться с внедрением платформы.
Процедура согласования договора может длиться от недели до нескольких месяцев. Если это больной вопрос в вашей компании, то мы рекомендуем запустить процесс согласования договора чуть раньше финального решения, чтобы сэкономить время. Или собрать типовые договоры от нескольких провайдеров и отправить их на предварительное рассмотрение коллегам-юристам, чтобы понять с кем у вас много потенциальных камней преткновения, а с кем всё пройдет «как по маслу».
Процедура согласования договора может длиться от недели до нескольких месяцев. Если это больной вопрос в вашей компании, то мы рекомендуем запустить процесс согласования договора чуть раньше финального решения, чтобы сэкономить время. Или собрать типовые договоры от нескольких провайдеров и отправить их на предварительное рассмотрение коллегам-юристам, чтобы понять с кем у вас много потенциальных камней преткновения, а с кем всё пройдет «как по маслу».
Выберите того самого провайдера!
Поздравляем! На этом этапе уже проделана огромная работа, и вы можете выбрать лучшую HR-платформу для вашей компании. Теперь начинается самое интересное и креативное – наполнение платформы и в некоторых случаях перенос данных.
Обязательно заранее продумайте, как вы будете продвигать платформу среди коллег. Советуем старый, проверенный способ «кнута и пряника». Геймификация отлично заменит пряник, а отключение сотрудников от старых систем и создание единой точки входа во все системы можно назвать своеобразным кнутом, или ключиком к успеху.
Подсказки на тему внутренних коммуникаций и как мотивировать сотрудников пользоваться вашей системой, можно найти в записи нашего вебинара.
Обязательно заранее продумайте, как вы будете продвигать платформу среди коллег. Советуем старый, проверенный способ «кнута и пряника». Геймификация отлично заменит пряник, а отключение сотрудников от старых систем и создание единой точки входа во все системы можно назвать своеобразным кнутом, или ключиком к успеху.
Подсказки на тему внутренних коммуникаций и как мотивировать сотрудников пользоваться вашей системой, можно найти в записи нашего вебинара.
Постоянно улучшайте и развивайте систему
Запятую мы ставим именно в этом месте. Очень важно постоянно отслеживать как «приживается» ваша новая система внутри компании. Собирайте обратную связь от коллег, мониторьте статистику. Думайте, что можно еще добавить из полезных сервисов и контента. Даже маленькие улучшения и изменения будут вовлекать ваших коллег в активное пользование платформой.
Обращайте внимание на специальные предложения провайдеров
Связывайтесь с нашими менеджерами и они познакомят вас со спец. предложениями на HRBOX.
Удачи вам в поиске и легких решений на пути!
Василина Соколова
CEO Платформы HRBOX